Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Кадровый аутсорсинг, он же аутсорсинг кадрового учета – это передача непрофильных функций организации специалистам кадрового агентства, а именно ведение кадрового, бухгалтерского и в случае найма иностранных сотрудников, миграционного учета.

То есть кадровое агентство, предоставляющее услуги по аутсорсингу кадрового делопроизводства, полностью или частично берет на себя кадровое обслуживание организации заказчика.

Специалисты кадрового агентства забирают на себя функции отдела кадров и самостоятельно занимаются подготовкой и проверкой документов работников, трудовыми договорами, трудовыми книжками, штатным расписанием, подачей документов в госорганы от лица вашей компании, отслеживанием сроков действия документов иностранных работников, их регистраций и чеков за патент, формированием кадровых отчетов, личных дел, приказов, кадрового документооборота и пр.

Другими словами, это отдел кадров на аутсорсинге, который обеспечивает клиенту обслуживание бизнес-процессов, связанных с оформлением сотрудников на работу и последующим ведением их кадрового, налогового и миграционного учета.

Аутсорсинг кадровых услуг означает, что заказчик может передать в работу любые кадровые задачи и в любом объеме, который ему требуется на данный момент.

Чаще всего аутсорсинг кадровых процессов предполагает:

• Составление типовых документов, таких как трудовые договоры, допсоглашения, штатное расписание, должностные инструкций, положения о мат. ответственности, правила внутреннего распорядка и т.д.
• Кадровый учет первичной документации, в том числе табелей, приказов (формы Т-1, Т-8, Т-5, Т-6 и др.), личных карточек сотрудников, графики отпусков и т.д.
• Ведение трудовых книжек и журнала их движения.
• Проверка документов мигрантов и отслеживание сроков действия миграционных документов иностранных сотрудников (патентов, регистраций, чеков оплаты патента и пр.)
• Взаимодействие с госорганами, в том числе с трудовой инспекцией, ПФР, Фондом соц. страхования, прокуратурой, миграционными органами.
• Консультирование по трудовому и миграционному законодательству.

Ведение кадров на аутсорсинге поможет в случае, если у организации нет ресурсов или необходимости содержать собственный отдел кадров и контролировать качество его работы.

Чаще всего услуги по ведению кадрового учета на аутсорсинге требуются:

• Компаниям, которые только начинают работать с мигрантами и которым требуется кадровое сопровождение приема на работу иностранных граждан, их оформление в штат и ведение кадрового и миграционного учета.
• Иностранным компаниям, которые только выходят на российский рынок.
• Быстро развивающимся компаниям при запуске новых направлений коммерческой деятельности.
• Компаниям, в которых недостаточно ресурсов для подготовки большого объема кадрового документооборота, где работает более 100 сотрудников.
• Компаниям с большой текучкой, когда оформление приема/увольнения сотрудников, больничных, отпусков, внесение изменений в персональные данные происходит чаще одного раза в неделю.
• Компаниям, сотрудникам которой не хватает знаний и квалификации для разработки нетиповых кадровых документов, соответствующих специфике деятельности компании.
• Компаниям, которые планируют увольнение текущего кадрового специалиста или сокращение штата в целом.

Аутсорсинг кадрового дела позволяет заказчику получить услуги кадровых специалистов ровно в том объёме, который ему нужен в текущий момент.

В зависимости от количества сотрудников у заказчика, с его компанией может работать один, два или три специалиста кадрового агентства, но при необходимости, к задаче могут моментально подключиться дополнительные специалисты кадрового агентства, которые нужны для быстрого выполнения задачи.

Для выполнения кадровых задач заказчику не нужно самостоятельно искать кадровиков, собеседовать их, нанимать их на работу и т.д., достаточно просто запросить больший объём кадровых услуг в агентстве.

Есть и другие плюсы кадрового аутсорсинга:

• возможность передачи кадрового делопроизводства профессионалам;
• снижение рисков в области трудовых правоотношений;
• снижение нагрузки на отдел кадровую и бухгалтерию;
• уменьшение документооборота в организации;
• сокращение расходов компании на содержание отдела кадров;
• ускорение сроков решения кадровых задач.

Перейти на кадровый аутсорсинг и передать ведение кадрового учета кадровому агентству можно за несколько шагов.

1. Сначала необходимо оценить положение дел в вашей организации на текущий момент и определить объем задач, которые вы хотите отдать на аутсорсинг.
2. Подобрать кадровое агентство аутсорсинга, с которым вы будете сотрудничать.
3. Составить ТЗ на перечень услуг кадрового аутсорсинга, описав необходимый объём работ и согласовать условия сотрудничества и ответственность сторон.
4. Составить договор, который будет регулировать условия сотрудничества с компанией, предоставляющей аутсорсинг кадровой службы, а также сроки выполнения и сдачи работ и стоимость кадровых услуг на аутсорсинге.
5. Передать кадровому агентству необходимые для работы документы и контактную информацию ответственного лица.

Кадровое агентство «ЗаШтатом» предлагает кадровый аутсорсинг персонала под ключ. При таком подходе стоимость сотрудничества значительно выгоднее, чем при заказе отдельных кадровых услуг.

Комплексное ведение кадрового аутсорсинга включает в себя следующие виды работ:

• оформление приёма / увольнения / перевода сотрудников, в том числе иностранных;
• составление трудовых договоров;
• подготовка должностных инструкций в соответствии со штатным расписанием;
• разработка командировочной документации;
• внесение изменений в штатное расписание;
• составление табеля учета рабочего времени;
• формирование графика отпусков и приказов по отпускам для всех сотрудников;
• ведение трудовых книжек и кадровых журналов;
• ведение карточек сотрудников и личных дел;
• подготовка справок для сотрудников;
• отслеживание сроков действия миграционных документов иностранных сотрудников;
• консультирование по кадровому и миграционному учету.

• проекта трудового договора;
• правил внутреннего распорядка труда сотрудников;
• положения о персональных данных специалистов, оплате труда и премировании.